はじめに
会議の主催者やプロジェクトマネージャーにとって、Microsoft Teamsの会議をきれいで共有しやすい議事録にすることは、単なる記録以上の意味があります。それは、会議後のフォローアップを素早く行える体制を整えることにつながります。 ステータス更新のために決定事項を整理したり、プロジェクトボード用のアクション項目をまとめたりする際、Teams会議を効率的に文字起こしできるスキルがあれば、会議後の手間を大きく減らせます。
この数年間でTeamsの文字起こし機能は進化し、録画と文字起こしの統合操作、発言者の識別、テキスト検索などが可能になりました。それでも、社内ポリシーによる制限や権限設定の混乱、そして出力の整形の手間といった課題は残っています。理想は、会議 → 議事録 → 実行可能な連絡、という流れを動画の大容量ファイルをダウンロードしたり、バラバラの文章を半日かけて整えたりすることなく実現できることです。
このガイドでは、スピード重視のワークフローをご紹介します。権限の確認からライブ文字起こしの開始、会議後にきれいなテキストを抽出する方法、文字起こしが使えない場合の代替方法までを解説。さらにタイムスタンプごとの切り出しによる共有効率化や、議事録やアクションメールへの落とし込み方法も紹介します。クラウド型の文字起こしプラットフォーム SkyScribe が、整形作業をわずか数秒で代行してくれる事例も取り上げます。
Teamsの文字起こし権限を理解する
まず確認すべきは、そもそも会議を文字起こしできるかどうかです。Teamsでは権限が二段階で管理されています。
- 組織ポリシー — 管理者がTeams管理センターで文字起こし機能を有効化する必要があります。
- 会議主催者の権限 — 組織ポリシーが許可していても、会議の主催者が文字起こしを開始できる権限を持っていることが前提です。
会議中の操作メニューに「録画と文字起こし」が表示されない場合や、選択できない場合、それは不具合ではなくポリシーによる制限の可能性が高いです。ゲストや外部参加者は開始できず、規制上の理由から組織全体で無効化している場合もあります（参考）。
ポイントは、早めにIT部門やTeams管理者へ確認しておくこと。定期的な会議を運営するプロジェクトマネージャーであれば、フォローアップを円滑にするために文字起こしが可能な設定を依頼しておく価値があります。
会議中にライブ文字起こしを開始する方法
権限が確認できたら操作は簡単です。
- Teams会議中、画面上部の その他（…）をクリック。
- 録画と文字起こし → 文字起こしを開始 を選択。
参加者には通知が届き、画面右に文字起こしパネルが開きます（参考）。会議の進行とともにTeamsは発言者名とタイムスタンプを記録してくれます。リアルタイムで話の流れを追えるため、その場で決定事項を再確認するのにも役立ちます。
効率化のための小技としては、開始前に正しい会議言語を設定しておくこと。最近では言語の不一致を検知して変更を促してくれるようになりましたが、最初から正しく設定することで誤認や編集の負担を減らせます。
会議後に議事録をエクスポートする
会議終了後、文字起こしデータは録画ファイルと一緒に会議チャットや、OneDrive または SharePoint の会議用フォルダに保存されます（参考）。エクスポート形式は以下の通りです。
- TXT形式 — 軽量でメール本文への貼り付けに最適。
- DOCX（Word）形式 — 議事録やレポート作成、共同編集に向いています。
- SRT/VTT字幕ファイル — タイムスタンプ付きで、録画の該当箇所へ直接リンク可能。
タイムスタンプ付き（SRT/VTT）は、議題や決定ごとに切り出して共有するのに便利です。例えば 00:05–00:15 を「ロードマップ更新」とラベル付けすれば、必要な箇所にすぐアクセスできます。自由に編集するならTXTやDOCXが向いています。
もし生のエクスポートが細切れや句読点の不揃いで使いにくい場合は、自動整形を使いましょう。短文の結合や大文字小文字の統一、不要語の削除などを一括処理できるツールを通すだけで、仕上げ時間を大幅に短縮できます。SkyScribeなら、これらの整形を瞬時に行ってくれます。
録画・文字起こしが禁止されている場合の対策
ゲスト参加が多い会議や組織ポリシーの制限で、録画や文字起こしが使えないこともあります。しかし、議事録作成はあきらめる必要はありません。 もし音声データや、別参加者が共有してくれた録画リンクを入手できれば、ファイルをダウンロードせずともクラウド型文字起こしサービスで処理可能です。
リンクや音声を直接ブラウザからアップロードする方式なら、プラットフォームの規約にも沿い、大容量ファイルの転送も不要。発言者名やタイムスタンプ付きの精度ある議事録が作れます。一般的な字幕抽出ツールでは文脈の欠如が多いですが、SkyScribeのようなサービスはリンクだけで整形済みの構造化議事録を生成してくれるため、切り出しや翻訳、配布もスムーズです。
組織の設定が厳格でも、この方法なら承認された共有方法を守りつつ、毎回正確な議事録を作成できます。
タイムスタンプによる抜粋共有
ステークホルダーが60分間の会話すべてを必要とすることは稀です。タイムコード付きの出力があれば、必要な部分だけを簡単に抽出できます。例えばSRTファイルでは以下のように記載されます。
```
114
00:10:12 --> 00:18:43
議題: 予算配分の調整について
```
この部分を「予算の決定事項」としてメールに載せ、録画へのリンクを添えることも可能です。2〜5分単位や議題ごと、発言者ごとにまとめることで、議事録をアジェンダに沿って整理できます。
もちろん手動でも可能ですが時間がかかります。SkyScribeの自動再分割機能を使えば、希望のブロックサイズに合わせた整理が一括で行えます。タイムコードを維持しつつ関連発言をまとめるため、その後の翻訳や共有もスピーディです。
議事録をアクションプランに変える
整形・分割済みの議事録を、フォローアップ用文書として仕上げる段階です。会議後に使えるチェックリストはこちら。
- タイムスタンプ／議題ごとに確認 — 決定事項、担当、課題を抽出。
- 整形処理 — 句読点の統一、不要語の削除、断片の結合。
- 簡潔な項目に書き換え:
- 決定事項 — 誰が何を決定したか明記。
- 未解決案件 — 保留事項を列挙。
- 次の行動 — 担当者と期限を付記。
ケースや整形済みの状態にすることで、すぐメール送信できる体裁になります。決定事項・アクション・補足の3枠をテンプレート化しておくPMも多く、定期会議ではフォーマットの統一が情報共有を安定させます。
まとめ
Microsoft Teamsでの文字起こしから使える議事録への変換は、今や遠隔プロジェクト運営には欠かせない要素です。権限確認から会議中の開始、適切な形式でエクスポート、利用不可時の代替策まで揃えば、会議から議事録までの流れをスムーズに構築できます。
タイムコード付き形式や分割方法、自動整形を使えば、共有する議事録をすぐに使える完成度にできます。SkyScribeのようなサービスは「ダウンロード不要」の新しい形を実現し、リンクや音声から直接整形済みの議事録を提供します。会議が「ただ行われた」だけで終わるのではなく、確実に成果へつなげるための鍵となります。
よくある質問（FAQ）
1. Teams会議で「文字起こしを開始」が表示されないのはなぜ？
組織のポリシーと会議での役割が原因です。管理者がアカウントに文字起こしを許可し、かつ会議の主催者または権限のある参加者でなければ開始できません。
2. 録画だけを開始すれば文字起こしも行われますか？
必ずしもそうではありません。録画と文字起こしは別機能であり、自動連動の設定がない限り、文字起こしは手動で開始する必要があります。
3. 会議後の議事録はどこに保存されますか？
録画データとともにOneDriveやSharePointに保存され、会議チャットからもアクセスできます。閲覧には権限が必要で、ゲストは見られない場合があります。
4. 議事録の一部だけを共有できますか？
可能です。SRTやVTTのようなタイムコード付き形式なら時間やトピックで切り分けられます。自動再分割ツールを使えば、会話を論理的なまとまりに整理できます。
5. 録画・文字起こしが完全に禁止されている場合は？
他の参加者から共有された音声や録画リンクがあれば、クラウド型文字起こしサービスで直接処理できます。ダウンロードせずに発言者識別付きのきれいな議事録が作成可能で、規約にも準拠します。
